Guida di BulkSync

Novità della versione 1.2 Nuovo

• App in italiano e in inglese. BulkSync usa la lingua del tuo admin Shopify: italiano se l'admin è in italiano, inglese per tutte le altre lingue. In inglese il report CSV usa la virgola come separatore, come si aspetta Excel in inglese.
• Opzioni aggiunte a prodotti esistenti. Se il file introduce una nuova opzione (es. "Colore" su un prodotto che aveva solo "Taglia"), BulkSync la crea sul prodotto, fino al massimo di 3 opzioni di Shopify.
• Valori delle opzioni aggiornati. Se una variante passa da "M" a "L" nel file, viene aggiornata anche su Shopify; i valori rimasti senza varianti vengono rimossi.
• Varianti riconosciute anche dalle opzioni. Se lo SKU di una variante è cambiato, BulkSync la riconosce dalla combinazione di opzioni (es. Taglia 42,5) e la aggiorna invece di crearne un doppione.
• Righe duplicate unite. Due righe uguali per la stessa variante non fanno più fallire il prodotto: si usa l'ultima e il report lo segnala.
• Google Fogli sempre aggiornati. Incolla il link normale del foglio condiviso: BulkSync lo scarica come CSV con i dati del momento.
• Coda a turni. Le importazioni dei vari negozi avanzano insieme: un import piccolo non aspetta più la fine di uno grande.
• Anteprima più veloce. L'anteprima dei file grandi viene preparata una sola volta e si apre subito.
• Valori più flessibili. Sì/no accettano anche "sì", "si", "yes", "1", "x"; le giacenze come "1.500" sono lette come 1500 pezzi.
• Avvisi sui piani. L'editor dei template segnala le funzioni non incluse nel tuo piano prima del salvataggio.

1. Che cosa fa BulkSync

BulkSync legge un elenco di prodotti da un file Excel o CSV, da un indirizzo web (anche un foglio Google) o da un server FTP/SFTP, crea su Shopify i prodotti nuovi e aggiorna quelli esistenti. Può farlo una volta o in automatico, e importa anche i metaobject.

Campi che può scrivere

2. I tre concetti chiave

Il template di mapping

Dice a BulkSync quale colonna del file corrisponde a quale campo Shopify. Lo crei una volta e lo riusi per tutti i file con lo stesso formato: in genere uno per fornitore.

Una riga è una variante

Le righe con lo stesso valore nella colonna di raggruppamento (di solito l'Handle o il codice modello) diventano un solo prodotto con più varianti. Nello stesso file possono convivere prodotti con e senza varianti.

La memoria delle sincronizzazioni

BulkSync ricorda com'era ogni prodotto all'ultima importazione e la volta dopo invia a Shopify solo quelli cambiati. Per questo il primo import è il più lungo e i successivi sono molto più rapidi.

3. Preparare il file

Formati e regole

• File .xlsx o .csv, massimo 50 MB. Il separatore del CSV (virgola o punto e virgola) viene riconosciuto da solo.
• La prima riga contiene i nomi delle colonne. Da Excel viene letto il primo foglio; le righe vuote sono ignorate.
• Servono almeno quattro colonne: titolo, SKU, prezzo e la colonna di raggruppamento.
• I dati di prodotto (titolo, descrizione, immagini, tag…) vengono letti dalla prima riga di ogni gruppo.

Come scrivere i valori

Se un campo non è mappato

• Pubblicato: il prodotto viene pubblicato. Per creare bozze mappa una colonna con no.
• Canali: viene pubblicato sul Negozio online.
• Giacenza: resta a zero, quindi il prodotto non è acquistabile.
• Unità di peso: quella predefinita del negozio.

File di esempio

Nella pagina "Template di mapping" dell'app trovi tre file da scaricare: abbigliamento (opzioni colore e taglia, tre colonne immagine), arredamento (una opzione e vari metafield) e ricambi di un fornitore (senza varianti, intestazioni in italiano, punto e virgola, giacenze su due magazzini).

Google Fogli

1. Nel foglio premi Condividi e in "Accesso generale" scegli Chiunque abbia il link (lettore).
2. Copia il link dalla barra degli indirizzi (quello che termina con /edit…) e incollalo in BulkSync.
3. Se il file ha più schede, apri la scheda giusta prima di copiare il link: BulkSync importa quella.

4. Creare un template

Dalla pagina Template di mapping premi + Nuovo template. Senza un template non si può importare.

1. Carica un file di esempio: serve solo a leggere le intestazioni, non importa nulla.
2. Dai un nome al template e, se vuoi, impostalo come predefinito.
3. Associa i campi di prodotto. Quelli con l'asterisco rosso sono obbligatori.
4. Scegli la colonna di raggruppamento delle varianti.
5. Definisci fino a 3 opzioni, con nome fisso o letto da una colonna (comodo con i file esportati da Shopify, che hanno Option1 Name).
6. Associa i campi di variante.
7. Se hai più magazzini, associa una colonna a ogni sede usando il nome esatto della sede in Shopify. Senza questa sezione la giacenza va sulla sede principale.
8. Aggiungi i metafield: le definizioni mancanti vengono create su Shopify.

Per le immagini puoi indicare più colonne con + Aggiungi colonna: vengono caricate nell'ordine delle colonne e i doppioni scartati. Se una funzione del template non è inclusa nel tuo piano, l'editor lo segnala prima del salvataggio.

5. Sincronizzare i prodotti

1. Nella pagina Sincronizza prodotti scegli il template (il predefinito è già selezionato) e, se serve, il fornitore.
2. Carica il file dal computer oppure incolla un URL pubblico o il link di un foglio Google.
3. Controlla l'anteprima: numero di prodotti, primi record, varianti, SKU, prezzi.
4. Premi Conferma importazione. Il lavoro continua in background: puoi chiudere la pagina.

Se l'anteprima non torna

• Titoli vuoti: la colonna del titolo è associata male.
• Troppi prodotti / una variante per prodotto: la colonna di raggruppamento non è quella giusta o i valori non sono identici.
• Prezzi a zero: colonna sbagliata o formato non numerico.

Stati

La spunta Forza sincronizzazione completa invia tutti i prodotti anche se non sono cambiati: utile dopo modifiche fatte a mano su Shopify. Mentre un'importazione è in corso non se ne può avviare un'altra dallo stesso negozio.

6. Il report di importazione

Il pulsante Scarica report produce un CSV (si apre in Excel con gli accenti corretti) con una riga per prodotto: riga del file, handle, SKU, esito, messaggio e orario.

Gli avvisi non bloccano il prodotto: collezioni create, categoria associata per somiglianza, varianti ripetute nel file, immagini non elaborate da Shopify. Il metodo più rapido: correggi le righe indicate e reimporta lo stesso file, le altre vengono saltate.

7. Annullare un'importazione

Il pulsante Annulla importazione elimina definitivamente i prodotti creati da quell'importazione, dopo averti mostrato quanti sono. I prodotti che esistevano già e sono stati solo aggiornati non tornano ai valori precedenti. Se qualche eliminazione non riesce, puoi ripetere l'operazione sui rimanenti.

8. Fornitori e allineamento del listino

Nella pagina Fornitori crei un fornitore e lo scegli quando importi il suo listino. Ogni prodotto ricorda da quale fornitore arriva.

• Prodotti non più nel listino: scegli se non fare nulla, archiviarli, metterli a giacenza 0 o eliminarli. Riguarda solo i prodotti di quel fornitore: quelli di altri fornitori o creati a mano non vengono mai toccati.
• Soglia di sicurezza: se manca dal file una percentuale di prodotti superiore alla soglia (30% di base), l'allineamento si blocca. Ti protegge da un listino incompleto o sbagliato.
• Tag del fornitore: se attivo, aggiunge ai prodotti il tag fornitore:Nome, comodo per filtrarli in Shopify.
• Vale anche per le varianti: una taglia tolta dal listino può essere azzerata o eliminata con la stessa regola.

Prima di confermare, l'anteprima ti dice quanti prodotti verrebbero archiviati, azzerati o eliminati.

9. Connessioni FTP e SFTP

Ogni connessione punta a un file sul server del fornitore.

• Campi: nome, protocollo, host, porta, utente, password, percorso del file, template.
• Protocolli: SFTP (consigliato, porta 22), FTPS o FTP (porta 21).

1. Crea la connessione.
2. Premi Testa connessione: verifica credenziali e percorso senza importare.
3. Premi Importa ora, oppure usala in una sincronizzazione automatica.

Se il test fallisce, prova il percorso relativo alla cartella di accesso (es. listini/prodotti.csv). Le password sono cifrate e, una volta salvate, non vengono più mostrate.

10. Sincronizzazioni automatiche

Una pianificazione importa da sola un file da URL o FTP/SFTP con il template scelto. Frequenze: ogni 15 minuti, 30 minuti, ora, 4 ore, 12 ore; ogni giorno alle 03:00 o alle 06:00; ogni lunedì alle 03:00. Gli orari sono quelli del server (UTC): in Italia le 03:00 corrispondono alle 04:00 d'inverno e alle 05:00 d'estate.

• Le frequenze disponibili dipendono dal piano: Starter giornaliera, Pro fino a ogni ora, Business fino a ogni 15 minuti.
• Puoi sospendere una pianificazione senza eliminarla. Per ognuna vedi data ed esito dell'ultima esecuzione.
• Se l'esecuzione precedente è ancora in corso, quella nuova viene saltata e annotata.

11. Metaobject

La definizione del metaobject deve già esistere in Shopify (Impostazioni → Dati personalizzati → Metaobject): BulkSync importa i contenuti.

1. Scegli il tipo tra quelli definiti nel negozio.
2. Indica la fonte: file, URL o FTP.
3. Associa la colonna identificativa (univoca) e le colonne dei campi.
4. Salva e importa. Il mapping resta disponibile per le volte successive.

12. Manutenzione

• Azzera memoria sincronizzazioni: serve se hai eliminato prodotti da Shopify e vuoi ricrearli. La prossima importazione rielabora tutto. Non cancella nulla su Shopify.
• Sblocca sincronizzazioni bloccate: chiude un'importazione rimasta ferma. Reimportando lo stesso file si riparte da dove si era fermata, perché i prodotti già fatti vengono saltati.
• Svuota lo storico: toglie dall'elenco le importazioni concluse, tenendo le più recenti.
• Pulizia automatica: ogni notte vengono rimossi i dettagli riga più vecchi di un mese e le importazioni concluse da oltre sei mesi, tenendo sempre le ultime venti.

13. Prezzi e limiti

Il pagamento passa da Shopify. Per file oltre i 50 MB o le righe del piano, dividi il file in parti: i prodotti già importati vengono saltati. Se passi a un piano inferiore i dati restano, ma non puoi crearne di nuovi oltre i limiti.

14. Domande frequenti

Non vedo i prodotti nel negozio

Possono essere in bozza (colonna "Pubblicato" con no) o non pubblicati sul canale giusto. Li trovi comunque in Prodotti nell'admin.

I prodotti risultano esauriti

La colonna della giacenza non è mappata, oppure la sede non è abilitata agli ordini online (Impostazioni → Sedi).

Ci sono meno prodotti che righe

È normale con le varianti. Se invece i prodotti sono troppi, la colonna di raggruppamento non è quella giusta.

Ho cambiato il file ma dice "Nessuna modifica"

Se usi un foglio Google pubblicato sul web, Google aggiorna quella copia ogni qualche minuto: usa il link normale del foglio. Negli altri casi tutto è già aggiornato; per riscrivere comunque usa "Forza sincronizzazione completa".

Posso aggiungere un'opzione a prodotti già importati?

Sì, dalla versione 1.2: aggiungi l'opzione al template e reimporta. Shopify consente al massimo 3 opzioni per prodotto.

Si creano collezioni doppie?

No: BulkSync riusa la collezione con lo stesso nome, senza distinguere maiuscole e spazi.

La sincronizzazione automatica non è partita

Controlla che sia attiva e leggi l'esito dell'ultima esecuzione. Per l'FTP usa "Testa connessione"; verifica anche che la frequenza sia inclusa nel tuo piano.

Posso importare file protetti da password?

Da URL no: il link deve essere pubblico. Per file riservati usa una connessione FTP/SFTP con credenziali.

Come contatto l'assistenza?

Scrivi a pirinthankanagalingam@gmail.com allegando il report CSV dell'importazione.